ความหมายและส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel 2016

1. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และรายชื่อไฟล์ที่ได้เปิดใช้งาน

2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) = เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงคำสั่งที่ใช้งานบ่อย

3. ปุ่มควบคุม = เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการเปิด หรือปิดหน้าต่างโปรแกรม

4. ริบบอน (Ribbon) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงานกับเอกสาร

5. Name Box = เป็นช่องที่ใช้แสดงชื่อเซลล์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนั้น เช่น ถ้ามีการใช้งานข้อมูลในเซลล์ A1 รายชื่อเซลล์นี้ก็จะไปแสดงอยู่ในช่อง Name Box

6. แถบสูตร (Formula Bar) = เป็นช่องที่ใช้แสดงการใช้งานสูตรการคำนวณต่าง ๆ

7. เซลล์ (Cell) = เป็นช่องตารางที่ใช้สำหรับบรรจุข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งช่องเซลล์แต่ละช่องนั้นจะมีชื่อเรียกตามตำแหน่งแถว และคอลัมน์ ที่แสดงตำแหน่งของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะอยู่ใน คอลัมน์ B ในแถวที่ 1 เป็นต้น

8. คอลัมน์ (Column) = เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวตั้งของแผ่นงาน (Worksheet)

9. แถว (Row) = เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอนของแผ่นงาน

10.Sheet Tab = เป็นแถบที่ใช้แสดงจำนวนแผ่นงานที่เปิดขึ้นมาใช้งาน

11.แถบสถานะ (Status Bar) = เป็นส่วนที่ใช้แสดงจำนวนหน้ากระดาษ และจำนวนตัวอักษรที่ใช้ในเอกสาร

ชุดเครื่องมือของ Microsoft Excel ประกอบไปด้วยกลุ่มเครื่องมือหรือคำสั่งต่าง ๆ ที่เรียกว่า“ริบบอน” (Ribbon) ที่ได้จัดรวบรวมไว้เป็นกลุ่มๆ ตาม ประเภทของการใช้งาน โดยจะมีการแยกออกเป็นแต่ล่ะเมนูอีกที เพื่อให้สามารถค้นหาเครื่องมือได้สะดวกขึ้น ซึ่งแต่ละเมนูนั้นก็มีรายละเอียดของเครื่องมือต่างๆ ดังนี้

1) A คือ คลิปบอร์ด (Clipboard) ใช้สาหรับการตัด คัดลอก และวางรูปแบบ

2) B คือ แบบอักษร (Font) ใช้สาหรับจัดรูปแบบตัวอักษร เช่น รูปแบบตัวอักษร ขนาด ตัวหนา บาง และการเปลี่ยนสีตัวอักษรหรือสีพื้นหลังของเซลล์

3) C คือ การจัดแนว (Alignment) ใช้สำหรับจัดตำแหน่งชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง และจัดระดับให้อยู่ชิดด้านบน กึ่งกลาง ด้านล่าง รวมถึงการจัดย่อหน้า

4) D คือ ตัวเลข (Number) ใช้สำหรับจัดรูปแบบแสดงตัวเลขในเซลล์ เช่น แสดงรูปแบบของเวลา วันที่ สกุลเงินหรือแบบบัญชี รวมถึงการใส่จุลภาคและจุดทศนิยม

5) E คือ ลักษณะ (Styles) ใช้สำหรับจัดรูปแบบตารางแบบสำเร็จรูป เช่น สีของตารางหรือสีเซลล์ และจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น ใส่สัญลักษณ์ หรือแถบสีแบบไล่ระดับ

6) F คือ เซลล์ (Cells) ใช้สำหรับแทรกหรือลบเซลล์ เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ซ่อนและล็อคแผ่นงาน

7) G คือ การแก้ไข (Editing) ใช้สำหรับหาผลรวม ล้างเซลล์ เรียงลำดับ ค้นหา และการแทนที่คำศัพท์

1) A คือ ตาราง (Tables) ใช้สำหรับสร้างเส้นขอบตาราง การจัดการข้อมูลมากๆ ด้วย PivotTable และ PivotChart

2) B คือ ภาพประกอบ (Illustrations) ใช้สำหรับสร้างการสร้างผังงาน หรือไดอะแกรม

3) C คือ แอพพลิเคชัน (Apps) ใช้สำหรับเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชันของไมโครซอฟท์ 4) D คือ แผนภูมิ (Charts) ใช้สร้างแผนภูมิหรือกราฟแบบต่างๆ

5) E คือ รายงาน (Reports) ใช้สำหรับสร้างรายงานต่าง ๆ

6) F คือ วิเคราะห์ข้อมูล (Spark lines) ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล ในลักษณะแผนภูมิ

7) G คือ ตัวกรอง (Filters) ใช้สำหรับสร้างตัวกรองสำหรับกรองข้อมูล

8) H คือ การเชื่อมโยง (Link) ใช้สำหรับสร้างจุดเชื่อโยงไปยังเว็บไซต์ อีเมล์ หรือโปรแกรมต่างๆ

9) I คือ ข้อความ (Text) ใช้สำหรับสร้างข้อความศิลป์ ใส่หัวหรือท้ายกระดาษ และใส่สัญลักษณ์

1) A คือ ชุดรูปแบบ (Themes) ใช้สำหรับออกแบบตาราง ตัวอักษร และสีสันแบบสำเร็จรูป

2) B คือ ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ใช้สำหรับกำหนดระยะห่าง ขนาดกระดาษ รูปแบบการวางกระดาษและขอบกระดาษ

3) C คือ ตนเองปรับพอดี (Scale to Fit) ใช้สำหรับกำหนดความสูงหรือกว้างให้พอดีกับหน้ากระดาษ

4) D คือ ตัวเลือกแผ่นงาน (Sheet Options) ใช้สำหรับกำหนดการแสดงมุมมองและรายละเอียดของแผ่นงาน

5) E คือ จัดเรียง (Arrange) ใช้สำหรับจัดเรียงลำดับของวัตถุที่วางซ้อนกันอยู่

1) A คือ ไลบรารีฟังก์ชัน (Function Library) ใช้สำหรับใส่สูตรและฟังก์ชันด้านการคำนวณต่างๆ

2) B คือ ชื่อที่กำหนด (Define Names) ใช้สำหรับกำหนดชื่อของกลุ่มเซลล์เพื่อใช้อ้างอิงในสูตร

3) C คือ ตรวจสอบสูตร (Formula Auditing) ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้อง ผลกระทบและความผิดพลาดจากการคำนวณ

4) D คือ การคำนวณ (Calculation) ใช้สำหรับกำหนดให้โปรแกรมมีการคำนวณแบบอัตโนมัติ

1) A คือ รับข้อมูลภายนอก (Get External) เป็นส่วนรับข้อมูลจากภายนอกโปรแกรม เช่น จากฐานข้อมูลโปรแกรม Access เว็บไซต์ หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ

2) B คือ การเชื่อมต่อ (Connections) ใช้สำหรับเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่อยู่นอกสมุดงาน

3) C คือ เรียงลำดับและกรองข้อมูล (Sort & Filter) ใช้สำหรับเรียงลำดับตัวเลข/ตัวอักษร และกรองข้อมูลเพื่อให้แสดงเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ

4) D คือ เครื่องมือข้อมูล (Data Tools) ใช้สำหรับจัดการข้อมูล เช่น แบ่งข้อความเป็นคอลัมน์เลือกรายการที่ซ้ำกันออกไป และกำหนดการตรวจสอบการกรอกข้อมูลลงในเซลล์

5) E คือ เค้าร่าง (Outline) ใช้สำหรับจัดกลุ่มข้อมูลที่มีมากๆ โดยสามารถยุบหรือขยายกลุ่มเซลล์นั้น

1) A คือ การพิสูจน์อักษร (Proofing) ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด ค้นคว้าอ้างอิงข้อมูล และการใช้พจนานุกรมเพื่อแปลคำศัพท์

2) B คือ ภาษา (Language) ใช้สำหรับเปลี่ยนภาษา

3) C คือ ข้อคิดเห็น (Comments) ใช้สำหรับเพิ่มข้อคิดเห็นหรือเสนอแนะลงในเซลล์

4) D คือ การเปลี่ยนแปลง (Changes) ใช้สำหรับล็อคแผ่นงานหรือสมุดงานไม่ให้ผู้อื่นใช้ร่วม 

1) A คือ มุมมองสมุดงาน (Workbook Views) ใช้สำหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของหน้าแผ่นงานให้เป็นไปตามลักษณะของการใช้งาน เช่น มุมมองแบบปกติหรือมุมมองแบบเค้าโครง เป็นต้น

2) B คือ แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ใช้สาหรับกำหนดให้แสดง/ซ่อนส่วนต่างๆ ในแผ่นงาน เช่น เส้นตาราง หัวเรื่อง หรือแถบสูตร เป็นต้น

3) C คือ ย่อ/ขยาย (Zoom) ใช้สำหรับสำหรับย่อหรือขยายหน้าแผ่นงานให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง

4) D คือ หน้าต่าง (Windows) ใช้สำหรับจัดการแผ่นงาน เช่น ซ่อนแผ่นงาน ตรึงแนวแผ่นงาน เป็นต้น

5) E คือ มาโคร (Macros) ใช้สำหรับสร้างมาโคร โดยการบันทึกขั้นตอนการทำงานไว้ใช้งานภายหลัง