โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล (Graphic Presentation Program)

โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลคือ

โปรแกรมสำหรับจัดเตรียมเอกสารต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการนำเสนอข้อมูล เช่น แผ่นใส สไลด์ โปสเตอร์ เอกสารสำหรับผู้ฟัง หรือเอกสารสรุปสำหรับผู้พูด หากจะต้องเตรียมเอกสารเหล่านี้ด้วยมือทั้งหมด ก็จะต้องเตรียมงานในปริมาณที่ค่อนข้างมาก และต้องทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีก ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองเวลา ดังนั้น การนำเสนอข้อมูลในปัจจุบันจึงนิยมใช้โปรแกรมการนำเสนอข้อมูลแทน ซึ่งโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลไม่ค่อยมีการปรับเปลี่ยนมากนัก มีเพียงการเพิ่มเติมส่วนการช่วยเหลือแนะนำ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวกรวดเร็วขึ้น เพิ่มความสามารถในการนำเสนอข้อมูลแบบสื่อประสม ที่มีทั้งข้อความ (Text) กราฟิก (Graphic) เสียง (Sound) วีดิทัศน์ (Video) เพิ่มความสามารถในการสร้างแฟ้มข้อมูลที่เป็นเอกสารเว็บ เพื่อให้ทันสมัยในยุคอินเทอร์เน็ตอีกด้วย นอกจากนี้ ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมต่างๆ ได้ เช่น ความสามารถในการดึงข้อมูลจากโปรแกรมแผ่นตารางทำการ และโปรแกรมประมวลผลคำ เข้ามาใช้งานร่วมกัน เป็นต้น

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ประเภทของการนำเสนอ

1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูล ในการนำเสนอ

2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟัง ได้ซักถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย

ความสำคัญของการนำเสนอ

ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง ก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชา และบุคคลผู้ที่สนใจ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะ กรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ ที่มักเรียกกันว่าเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ

2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับได้ทราบ เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม

3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา วิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นข้อความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ ให้แก่ผู้เข้าฝึกอบรม หรือใช้ ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการ หรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทาง มาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ

4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง เช่น การชี้แจงระเบียบหรือวิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ โดยเฉพาะเมื่อมีการออกระเบียบใหม่หรือเปลี่ยนแนวทางในการปฏิบัติ ก็จำเป็นต้องชี้แจงเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและปฏิบัติได้อย่างถูก ต้อง

หลักการพื้นฐานของการนำเสนอผลงาน มีจุดเน้นสำคัญดังนี้

1) การดึงดูดความสนใจโดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฏต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้น เมื่อชมการนำเสนอ ดังนั้นการเลือกองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น สีพื้น แบบ สี และขนาดของตัวอักษร รูปประกอบ ต้องเหมาะสม สวยงาม

2) ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหาส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก ดังคำพังเพยภาษาอังกฤษที่ว่า "A picture is worth a thousand words" หรือ "ภาพภาพหนึ่งนั้นมีค่าเทียบเท่ากับคำพูดหนึ่งพันคำ" แต่ประโยคนี้คงไม่เป็นจริงหากภาพนั้นไม่มีความสัมพันธ์ อย่างสร้างสรรค์กับความหมายที่ต้องการสื่อ ดังนั้นก่อนที่จะตัดสินใจใช้ภาพใดประกอบ จึงควรตอบคำถาม ให้ได้เสียก่อนว่าต้องการใช้ภาพเพื่อสื่อความหมายอะไรและภาพที่เลือกมานั้นสามารถทำหน้าที่สื่อความหมายเช่นนั้นจริงหรือไม่

3) ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายการสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และ 2 ข้างต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสด ๆ และภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือธุรกิจ การใช้สีสันมากเกินไปและการใช้รูปการ์ตูนอาจทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือเพราะขาดภาพลักษณ์ของการเอาจริงเอาจังไป

ความหมายของมัลติมีเดีย

ความหมาย “มัลติมีเดีย “

มัลติ ( Multi ) มัลติ คือ หลาย ๆ อย่างผสมรวมกัน

มีเดีย ( Media ) มีเดีย คือ สื่อ ข่าวสาร ช่องทางการสื่อสารเพื่อนำมารวมกัน เป็นคำว่า “มัลติมีเดีย”

มัลติมีเดีย ( Multimedia ) มัลติมีเดีย คือ การนำองค์ประกอบของสื่อชนิดต่าง ๆ มาผสมผสานรวมกัน ซึ่งประกอบด้วย ตัวอักษร ( Text ) ภาพนิ่ง ( Image ) ภาพเคลื่อนไหว ( Animation ) เสียง (Sound ) และวีดีโอ ( Video ) โดยผ่านกระบวนการทางระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อสื่อความหมายกับผู้ใช้อย่างมีปฏิสัมพันธ์ ( Interactive Multimedia ) และได้บรรลุตามวัตถุประสงค์การใช้งาน

องค์ประกอบของมัลติมีเดีย

ข้อความ ( Text ) ข้อความหรือตัวอักษร ถือว่าเป็นองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญของมัลติมีเดีย ที่นำเสนอผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ นอกจากจะมีรูปแบบและสีของตัวอักษรให้เลือกมากมายตามความต้องการแล้วยังสามารถกำหนดคุณลักษณะของปฎิสัมพันธ์ ( โต้ตอบ ) ในระหว่างการนำเสนอได้อีกด้วย

ภาพนิ่ง ( Image ) ภาพนิ่งเป็นภาพที่ไม่มีการเคลื่อนไหว เช่น ภาพถ่าย ภาพวาด และภาพลายเส้น เป็นต้น แต่ภาพนั้นสามารถสื่อความหมายได้กับทุกชนชาติ ภาพนิ่งมักจะแสดงอยู่บนสื่อชนิดต่าง ๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ หรือวารสารวิชาการ เป็นต้น

ภาพเคลื่อนไหว ( Animation ) ภาพเคลื่อนไหว หมายถึง ภาพกราฟฟิกที่มีการเคลื่อนไหวเพื่อแสดงขั้นตอนหรือปรากฏการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น การเคลื่อนที่ของอะตอมในโมเลกุล เป็นต้น เพื่อสร้างสรรค์จินตนาการให้เกิดแรงจูงใจจากผู้ชม

เสียง ( Sound ) เสียง เป็นองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญของมัลติมีเดีย โดยจะถูกจัดเก็บอยู่ในรูปของสัญญาดิจิตอล ซึ่งสามารถเล่นซ้ำกลับไปกลับมาได้ โดยโช้โปรแกรมที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับทำงานด้านเสียงจะเกิดความสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น สร้างความน่าสนใจ น่าติดตาม เสียงจึงมีองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับมัลติมีเดีย ซึ่งสามารถนำเข้าเสียงผ่านทางไมโครโฟน แผ่นซีดี เทปเสียง และวิทยุ เป็นต้น

วีดีโอ ( Video ) เนื่องจากวีดีโอในระบบดิจิตอลจะสามารถนำเสนอข้อความ หรือรูปภาพ ( ภาพนิ่งหรือภาพเคลื่อนไหว ) ประกอบกับเสียงได้สมบูรณ์มากกว่าองค์ประกอบชนิดอื่น ๆ ปัญหาหลักของการใช้วีดีโอในระบบมัลติมีเดีย คือ การสิ้นเปลืองทรัพยากรของพื้นที่บนหน่วยความทรงจำเป็นจำนวนมาก

การนำเสนอ เป็นหนึ่งในทักษะที่จำเป็นและสำคัญต่อการทำงาน แม้ว่าเนื้อหาในการนำเสนอจะดีเพียงไหน แต่ถ้าคุณนำเสนอหรือสื่อสารออกมาไม่ดี เนื้อหาเหล่านั้นก็ไม่มีความหมาย จะนำเสนองานให้สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพได้อย่างไร?

1.ตั้งเป้าหมายให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ฟัง

การตั้งเป้าหมายเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดของการนำเสนอ เพราะเป็นสิ่งที่กำหนดทิศทางและรูปแบบในการนำเสนอ เพราะฉะนั้นการตั้งเป้าหมายที่ดีจะทำให้การนำเสนอนั้นมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ การจะตั้งเป้าหมายที่ดีได้ ต้องเข้าใจและรู้ถึงสิ่งที่ผู้ฟังต้องการ กำหนดเป้าหมายให้สอดคล้องกับผู้ฟังต้องรู้ว่าผู้ฟังต้องการอะไร เช่น ผู้ฟังต้องการที่จะเพิ่มผลประกอบการ เป้าหมายก็ควรจะเป็น “วิธีในการเพิ่มผลประกอบการ” หรือ “เครื่องมืออะไรบ้างที่จะช่วยให้ผลประกอบการเพิ่มขึ้น”

2. เตรียมความพร้อมด้วยการ “ฝึกซ้อม”

จะนำเสนอให้ดีได้จำเป็นต้องอาศัยการฝึกซ้อม เช่นเดียวกับการเล่นกีฬาที่ต้องมีการฝึกซ้อมก่อน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความมั่นใจ โดยเฉพาะการเขียนสคริปท์ในการนำเสนอ การนำเสนอต่อหน้าผู้ฟังให้จำไว้เสมอว่าคุณจะถูกตัดสินจากสิ่งที่คุณพูด คำพูดจะเป็นสิ่งที่ตัดสินจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณ เพราะฉะนั้นการรู้และเข้าใจในสิ่งที่พูดจึงเป็นสิ่งที่สำคัญและควรเตรียมความพร้อมก่อนเสมอ

3. นำเสนอให้กระชับ เข้าใจง่าย และ ตรงประเด็น

นำเสนอให้สั้น กระชับและชัดเจน ใช้คำพูดที่สามารถเข้าใจได้ง่าย จดจ่ออยู่กับประเด็นสำคัญที่ต้องการจะสื่อและไม่พูดยาวจนเกินไป สิ่งนี้จะทำให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจและอยู่กับการนำเสนอได้ดีมากขึ้น

4. ทำสไลด์ให้น่าสนใจ

ทำสไลด์ด้วยกฏ 10/20/30 คือ กฏการทำสไลด์เพื่อประกอบการนำเสนอ ให้การนำเสนอดูน่าสนใจและทำให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับการนำเสนอได้นานขึ้น กฏนี้ถูกคิดค้นโดย Guy Kawasaki นักธุรกิจและนักเขียนชื่อดังที่เคยทำงานให้กับบริษัท Apple เลข 10 คือ สไลด์ไม่ควรมีเกิน 10 หน้าหรือ10 หัวข้อ Guy Kawasaki กล่าวไว้ว่า “ในการนำเสนอหนึ่งครั้ง คนเราไม่สามารถเรียนรู้อะไรได้มากกว่า 10 เรื่องหรอก” เพราะฉะนั้นการทำให้เนื้อเรื่องกระชับและสั้น จะทำให้ผู้ฟังสามารถจดจ่ออยู่กับการนำเสนอของเราได้ดีกว่า เลข 20 คือ ความยาวในการนำเสนอไม่ควรเกิน 20 นาที เนื้อหาและการนำเสนอที่ยาวเกินไปจะทำให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกเบื่อและหมดความสนใจได้ เลข 30 คือ ขนาดตัวอักษรในสไลด์ควรจะมีขนาด 30 เพราะจะทำให้คุณมีพื้นที่จำกัด คุณจึงจำเป็นต้องหาข้อมูลและเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดมาประกอบในสไลด์ของคุณและค่อยขยายความต่อด้วยการพูดอีกที

5. เริ่มต้นด้วยการ “เล่าเรื่อง”

เริ่มต้นการนำเสนอด้วยการเล่าเรื่อง เรื่องราวต่างๆ ช่วยให้เราใส่ใจและจดจำสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น การเล่าเรื่องจะดึงดูดให้ผู้ฟังหันมาสนใจและจดจำประเด็นสำคัญต่างๆ ที่คุณพูด

6. โฟกัสที่ภาษากายและน้ำเสียง

ภาษากายเป็นการสื่อสารประเภทหนึ่ง แม้คุณจะไม่ได้พูดแต่คุณก็สื่อสารอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นการมีภาษากายที่เปิดและมั่นใจ จะทำให้การนำเสนอของคุณเป็นธรรมชาติมากขึ้นน้ำเสียงก็เช่นเดียวกัน การใช้น้ำเสียงให้เหมาะกับสถานการณ์และการนำเสนอจะช่วยให้ผู้ฟังนั้นจดจ่อและสนใจในสิ่งที่คุณสื่อสารออกมา

7. ผ่อนคลาย มีสมาธิ และสนุกไปกับมัน

สุดท้ายแล้วการนำเสนอจะดีได้ก็ต้องเริ่มจากตัวผู้นำเสนอก่อน ทำตัวผ่อนคลายไม่เครียดจนเกินไป มีสมาธิและสนุกกับการนำเสนอ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การนำเสนอของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Page updated

Google Sites

Report abuse